Der eigentliche EHR-Stresstest beginnt nach dem Go-live

Ein EHR ist nicht dann erfolgreich, wenn der Schalter umgelegt ist. Erfolgreich ist es erst dann, wenn Pflegefachkräfte damit sicher, zügig und ohne permanente Umwege arbeiten können. Genau an diesem Punkt wird es für viele Häuser kritisch: Nicht der Go-live selbst, sondern die Monate danach entscheiden darüber, ob digitale Dokumentation zum tragfähigen Arbeitsinstrument wird – oder zum Belastungsverstärker.

Eine im Jahr 2025 veröffentlichte Querschnittsstudie in BMJ Health & Care Informatics zeigt genau diese problematische Phase. Sechs Monate nach Einführung eines neuen sektorenweiten Electronic Health Record (EHR) berichteten Beschäftigte in einem Krankenhaus von sehr niedrigen Usability-Werten. Diese schlechte Nutzbarkeit war in der Studie mit Burnout, Insomnie und Wechselabsicht assoziiert. Die Botschaft ist klar: Wer EHR-Einführungen primär als IT-Rollout begreift, unterschätzt ihre Wirkung auf Arbeitsorganisation, Belastung und Personalbindung.

Was die Studie zeigt – und was sie nicht zeigt

Die Studie untersucht die Nutzbarkeit eines neuen EHR sechs Monate nach dem Go-live in einem Krankenhaussetting und verknüpft diese Einschätzung mit arbeitsbezogenen Belastungsindikatoren. Der Befund ist bemerkenswert, weil er eine Phase beleuchtet, die in vielen Digitalprojekten organisatorisch unterversorgt bleibt. Während vor dem Go-live Projektpläne, Schulungen und technische Tests viel Aufmerksamkeit erhalten, wird die Zeit danach oft als Stabilisierungsphase behandelt, die man mit etwas Support „abfedert“. Tatsächlich ist sie aber der Moment, in dem sich entscheidet, ob Prozesse tragfähig sind.

Wichtig ist die saubere Einordnung: Es handelt sich um eine Querschnittsstudie. Sie zeigt also Zusammenhänge, aber keinen endgültigen Kausalnachweis. Aus den Daten lässt sich nicht schlicht ableiten, dass schlechte Usability allein Burnout oder Schlafprobleme verursacht. Es ist ebenso plausibel, dass hohe Arbeitsbelastung, unklare Prozesse, Personalmangel und digitale Reibungsverluste sich gegenseitig verstärken. Genau das macht den Befund für das Management allerdings nicht kleiner, sondern größer: Usability ist kein Oberflächenthema der Benutzerfreundlichkeit, sondern ein Indikator für die Passung zwischen Technologie, Arbeitsprozess und Organisation.

Ergänzend verweist das Radarthema auf eine zweite Quelle aus dem Journal of Medical Internet Research, die den Zusammenhang von digitalem Stress, eHealth Literacy, ausgelassener Pflege und der Bereitschaft zur Nutzung von KI-Entscheidungsunterstützung betrachtet. Auch wenn diese Studie inhaltlich anders gelagert ist, passt sie in dasselbe Bild: Digitale Systeme entfalten ihren Nutzen nicht im luftleeren Raum. Sie treffen auf Teams mit unterschiedlicher Digitalkompetenz, auf eng getaktete Abläufe und auf eine Versorgungspraxis, in der zusätzliche kognitive Last schnell zu Versorgungsrisiken führen kann.

Warum das gerade für die Pflege relevant ist

Pflege arbeitet informationsintensiv, zeitkritisch und unterbrechungsreich. In kaum einem anderen Bereich wird so sichtbar, ob digitale Systeme Arbeitsrealität abbilden oder an ihr vorbeientwickelt sind. Wenn ein EHR in der Pflege schlecht bedienbar ist, zeigt sich das nicht nur in Frust, sondern in konkreten Prozessfolgen: längere Dokumentationszeiten, mehr Suchaufwand, doppelte Eingaben, verzögerte Übergaben, Medienbrüche und eine steigende Gefahr, dass relevante Informationen übersehen oder zu spät verfügbar sind.

Die pflegerische Perspektive ist dabei mehr als die Frage, ob Masken „schön“ gestaltet sind. Usability in der Pflege bedeutet, ob Assessmentdaten schnell auffindbar sind, ob Vitalparameter sinnvoll eingebunden werden, ob Maßnahmen nachvollziehbar dokumentiert werden können, ob pflegerelevante Risiken sichtbar bleiben und ob Dokumentation in den tatsächlichen Ablauf von Aufnahme, Schichtwechsel, Visite und Entlassung passt. Ein EHR kann formal eingeführt und technisch stabil sein – und dennoch pflegerisch schlecht funktionieren.

Gerade deshalb ist es problematisch, wenn Pflegefachkräfte in Einführungsprojekten vor allem als Endanwender betrachtet werden. Sie sind in Wirklichkeit Mitgestalter der digitalen Versorgung. Wenn ihre Arbeitslogik, Prioritäten und Informationsbedarfe im Design und in der Nachsteuerung nicht systematisch berücksichtigt werden, entsteht kein modernes Informationssystem, sondern ein digitales Hindernis mit Login.

Schlechte Usability ist selten nur ein Interface-Problem

In der Praxis wird schlechte Nutzbarkeit oft auf Oberflächen reduziert: zu viele Klicks, unübersichtliche Menüs, schlechte Navigation. Das ist nicht falsch, aber zu kurz gedacht. Hinter Usability-Problemen stecken meist tiefere Strukturprobleme.

Ein typisches Beispiel: Pflegefachkräfte dokumentieren denselben Sachverhalt an mehreren Stellen, weil Formulare, Qualitätsvorgaben und Abrechnungslogik nicht aufeinander abgestimmt sind. Formal wirkt das wie ein Bedienproblem. Tatsächlich ist es ein Problem von Prozessdesign, Datenmodell und Governance. Ähnlich verhält es sich, wenn pflegerelevante Informationen zwar irgendwo im System vorhanden sind, aber nicht in der Situation erscheinen, in der sie gebraucht werden. Dann fehlt nicht primär Schulung, sondern ein gutes Verständnis für klinische Informationsflüsse.

Aus Sicht der Pflegeinformatik ist Usability deshalb immer eine Schnittstellenfrage zwischen Pflegefachlichkeit, Prozessen, Informationen, Technologie und Organisation. Wer nur am Bildschirm schraubt, aber Rollen, Verantwortlichkeiten, Dokumentationszwecke und Datennutzung unberührt lässt, kuriert Symptome statt Ursachen.

Der blinde Fleck vieler Einführungsprojekte: die Zeit nach dem Start

Viele Häuser planen den Go-live mit hoher Intensität, behandeln die folgenden Monate aber wie eine technisch-administrative Reststrecke. Genau dort liegt ein strategischer Fehler. Denn erst im laufenden Betrieb zeigt sich, welche Workarounds entstehen, welche Eingabepfade zu lang sind, welche Felder nicht verstanden werden, wo Alarme ignoriert werden und welche Informationen in Übergaben fehlen.

Die Phase nach dem Start braucht deshalb mehr als einen Helpdesk. Sie braucht eine klinisch-pflegerische Optimierungsschleife. Dazu gehören strukturierte Rückmeldungen aus den Stationen, schnelle Korrekturmöglichkeiten, priorisierte Bearbeitung von Belastungstreibern und eine sichtbare Rückkopplung an die Teams. Wenn Mitarbeitende Probleme melden und über Wochen nichts passiert, steigt nicht nur der Ärger, sondern auch das Gefühl digitaler Ohnmacht. Das ist der Nährboden für Distanz zum System – und im schlimmsten Fall zur Organisation.

Für Pflegemanagement und Krankenhausleitungen ergibt sich daraus eine unbequeme, aber notwendige Konsequenz: Ein EHR-Go-live darf nicht an technischer Verfügbarkeit gemessen werden, sondern an der Stabilisierung pflegerischer Arbeitsfähigkeit in den Monaten danach.

Welche neuen Daten nach dem Go-live entstehen sollten

Wenn ein neues EHR eingeführt wird, entstehen nicht nur klinische Daten, sondern auch wichtige Betriebs- und Nutzungsdaten. Genau diese Daten werden bisher oft zu wenig systematisch ausgewertet. Dabei wären sie zentral, um Belastung und Prozesswirkung zu verstehen.

Relevant sind unter anderem Bearbeitungszeiten für typische pflegerische Dokumentationsvorgänge, Abbruchraten bei Formularen, Häufigkeiten nachträglicher Korrekturen, Zeitpunkte der Dokumentation im Verhältnis zum Versorgungsgeschehen, Such- und Navigationspfade oder die Nutzung bestimmter Pflichtfelder. Auch Supporttickets, Freitextbeschwerden, Schulungsbedarfe und Stationsunterschiede liefern wertvolle Hinweise. Erst zusammen mit qualitativen Rückmeldungen aus der Praxis ergibt sich ein belastbares Bild.

Hier wird Interoperabilität zum Schlüsselthema. Wenn EHR, PDMS, Medikationssysteme, mobile Anwendungen und Dienstplan- oder Kommunikationssysteme nicht sauber zusammenspielen, steigt der digitale Aufwand fast zwangsläufig. Fehlende Schnittstellen bedeuten zusätzliche Eingaben, manuelle Übertragungen und Informationsverluste. Strukturierte Daten sind deshalb kein Selbstzweck. Sie sind die Voraussetzung dafür, dass Informationen mehrfach nutzbar werden: für Versorgung, Übergaben, Qualitätsmanagement, Entscheidungsunterstützung und perspektivisch auch KI-Anwendungen.

Entlastung oder neuer Digital Burden?

Die zentrale Frage lautet nicht, ob ein EHR modern ist, sondern ob es spürbar entlastet. Genau hier lohnt der Blick auf die Debatte um Digital Burden – also die digitale Zusatzbelastung, die durch Systeme, Dokumentationslogiken und schlecht abgestimmte Prozesse entsteht. Was als Effizienzgewinn geplant ist, kann im Alltag in mehr Klicks, mehr Unterbrechungen und mehr mentaler Last enden.

An dieser Stelle ist auch der Bezug zu Digital Nursing Outcome Assessment (DNOA) sinnvoll. Wenn Krankenhäuser digitale Projekte ernsthaft bewerten wollen, reicht es nicht, Nutzungszahlen oder Rollout-Meilensteine zu betrachten. Sie müssen messen, ob sich Pflegezeit, Prozessqualität, Dokumentationsaufwand, wahrgenommene Belastung und Versorgungsqualität verändern. DNOA steht genau für diese Perspektive: Digitalisierung nicht nach Technikverfügbarkeit beurteilen, sondern nach ihren Auswirkungen auf pflegerische Ergebnisse und Arbeitsbedingungen.

Das ist besonders wichtig, weil Belastungseffekte häufig schleichend auftreten. Teams kompensieren lange durch Improvisation, Mehrarbeit und stille Workarounds. Nach außen wirkt das System funktional. Innen wächst jedoch der Verschleiß. Wenn dann Burnout, Schlafprobleme oder Wechselabsichten sichtbar werden, ist das kein individuelles Anpassungsproblem einzelner Mitarbeitender, sondern oft ein Zeichen misslungener digitaler Prozessgestaltung.

Was Pflegemanagement, CNIOs und IT jetzt anders machen sollten

Die Konsequenz aus den Studienbefunden ist nicht, EHR-Projekte grundsätzlich infrage zu stellen. Im Gegenteil: Ohne leistungsfähige digitale Informationssysteme ist moderne Versorgung kaum vorstellbar. Aber der organisatorische Anspruch muss steigen.

Nach dem Go-live braucht es erstens ein gemeinsames Führungsverständnis von Pflege, IT und Klinikmanagement. Usability-Probleme sind keine Bagatellen, die man an den Support delegiert. Sie gehören auf die Agenda von Betriebsorganisation und Personalbindung.

Zweitens sollten Häuser die ersten sechs bis zwölf Monate nach Einführung als aktive Optimierungsphase planen – mit Ressourcen, Entscheidungspfaden und klaren Prioritäten. Dazu gehören pflegerische Key-User-Strukturen, regelmäßige Stationsdialoge, schnelle Konfigurationsanpassungen und eine belastbare Governance für Änderungsanforderungen.

Drittens müssen Nutzen und Belastung messbar werden. Wer nicht weiß, wo digitale Reibung entsteht, kann sie auch nicht abbauen. Neben klassischen Projektkennzahlen braucht es daher Indikatoren zu Dokumentationszeit, Prozessabbrüchen, wahrgenommener Belastung, Versorgungsunterbrechungen und gegebenenfalls auch personellen Folgen wie Fluktuationsneigung.

Viertens sollten Häuser digitale Kompetenz breiter denken. Schulung ist wichtig, aber nicht die Universallösung. Wenn Prozesse unlogisch sind oder Informationen schlecht fließen, lässt sich das nicht wegschulen. Gute Pflegeinformatik erkennt den Unterschied zwischen Wissensdefizit und Systemdefizit.

Die eigentliche Managementfrage lautet: Wie viel schlechte Usability kann sich ein Haus leisten?

In Zeiten von Fachkräftemangel ist diese Frage nicht rhetorisch. Wenn ein EHR nach der Einführung dauerhaft als Belastung erlebt wird, betrifft das nicht nur die Effizienz, sondern die Stabilität der Belegschaft. Schlechte Nutzbarkeit wird dann zum strategischen Risiko – für Qualität, Attraktivität als Arbeitgeber und die Fähigkeit, weitere digitale Innovationen überhaupt noch anschlussfähig einzuführen.

Gerade deshalb sollten Krankenhäuser aufhören, den Go-live als Endpunkt zu feiern. Der Go-live ist nur der Moment, ab dem die Organisation beweisen muss, ob sie digitale Systeme gemeinsam mit der Praxis weiterentwickeln kann. Nicht das System auf dem Papier, sondern der Arbeitsalltag auf Station ist der eigentliche Härtetest der Digitalisierung.

Die entscheidende Zukunftsfrage lautet also nicht, ob wir mehr digitale Systeme in die Pflege bringen. Sie lautet, ob wir endlich lernen, ihre Wirkung auf Arbeit, Belastung und Versorgungsqualität konsequent mitzudenken und zu messen.

Diskussionsfrage an die Community: Wie erfassen Sie in Ihrer Organisation nach einem Go-live systematisch, ob ein EHR die Pflege tatsächlich entlastet – oder nur digitale Mehrarbeit besser organisiert?

Dieser Text wurde mit Unterstützung von KI erstellt.