Wenn Pflegende das EHR umgehen, liegt das Problem oft nicht bei ihnen – sondern im Prozessdesign

Wer digitale Pflegeprozesse verbessern will, sollte nicht zuerst auf Compliance-Quoten schauen, sondern auf die Stellen, an denen Pflegende vom vorgesehenen Weg abweichen. Denn Workarounds sind selten bloß Ungehorsam. Sie sind oft die pragmatische Antwort auf schlecht passende digitale Prozesse. Genau das macht das Thema gerade jetzt so relevant: Während Kliniken ihre EHR-Landschaften weiter standardisieren, integrieren und mit KI-Funktionen anreichern, zeigt die Praxis einmal mehr, dass ein formaler Soll-Prozess noch lange kein tragfähiger Arbeitsprozess ist.

Die aktuelle Sekundäranalyse einer Mixed-Methods-Studie zu Workarounds im EHR bei stationär tätigen Pflegefachpersonen legt den Finger in eine Wunde, die viele in der Pflege längst kennen: Informationen werden mehrfach erfasst, an falschen Orten gesucht, zwischen Systemen übertragen oder zunächst außerhalb des EHR festgehalten, weil der vorgesehene digitale Pfad zu langsam, zu unklar oder im konkreten Versorgungskontext schlicht unpraktikabel ist. Das eigentlich Neue ist deshalb weniger die Existenz von Workarounds als ihre konsequente Einordnung als Hinweis auf misslingendes Prozess- und Softwaredesign.

Workarounds sind kein Ausrutscher, sondern eine Systemreaktion

Der Begriff „Workaround“ wird im Gesundheitswesen oft moralisch aufgeladen. Er klingt nach Regelverstoß, Schattenprozess oder mangelnder Disziplin. Diese Perspektive greift zu kurz. In der pflegerischen Realität entstehen Workarounds häufig dort, wo Versorgung unter Zeitdruck, Unterbrechungen, Prioritätenwechseln und multiprofessioneller Abstimmung stattfindet. Wenn ein digitales System diesen Kontext nicht ausreichend abbildet, reagieren Pflegende nicht irrational, sondern hochfunktional.

Die im International Journal of Nursing Studies veröffentlichte Analyse beschreibt Workarounds unter anderem als Folge von Integrationsproblemen, von Unsicherheit darüber, wo Informationen dokumentiert werden sollen, und von Arbeitsabläufen, die nicht gut zur pflegerischen Praxis passen. Das ist pflegeinformatisch hoch relevant. Denn hier geht es nicht nur um Usability im engeren Sinn, also um Bedienbarkeit von Oberflächen. Es geht um die Passung zwischen Pflegefachlichkeit, klinischem Prozess, Informationslogik und Systemarchitektur.

Wenn etwa Vitalwerte, Beobachtungen, Übergabeinformationen und ärztliche Anordnungen in getrennten Modulen, Subsystemen oder Dokumentationslogiken liegen, dann entsteht kein sauberer digitaler Prozess, sondern Fragmentierung. Pflegende schließen diese Lücken durch informelle Routinen: handschriftliche Notizen, Merkhilfen, Doppeldokumentation, mündliche Absicherung oder das Ablegen von Informationen an Orten, an denen sie faktisch gefunden werden – auch wenn sie dort formal nicht hingehören.

Das eigentliche Problem heißt Kontextverlust

Digitale Systeme sind oft auf Vollständigkeit, Standardisierung und Abrechenbarkeit optimiert. Pflegearbeit dagegen ist situativ, dynamisch und stark kontextabhängig. Genau an dieser Schnittstelle entstehen Reibungen. Ein strukturierter Dokumentationsbaustein kann fachlich sinnvoll erscheinen und dennoch im Stationsalltag scheitern, wenn nicht klar ist, wann, durch wen, in welchem Informationszusammenhang und für welchen nächsten Arbeitsschritt er genutzt wird.

Unklare Dokumentationsorte sind dafür ein klassisches Beispiel. Wenn Pflegende nicht sicher wissen, ob eine Beobachtung in der Verlaufsdokumentation, im Assessmentsystem, im Übergabetool oder in einem Freitextfeld dokumentiert werden soll, ist das kein Schulungsproblem allein. Es ist ein Zeichen dafür, dass die Informationsarchitektur die fachliche Logik nicht ausreichend trägt. Die Folge ist mehr als nur Inkonsistenz. Es entsteht Suchaufwand, Rückfragebedarf und im ungünstigen Fall ein Sicherheitsrisiko, weil relevante Informationen zwar irgendwo digital vorliegen, aber nicht dort, wo sie im Prozess erwartet werden.

Für die Pflegeinformatik ist das ein zentraler Punkt: Daten sind erst dann hilfreich, wenn sie im richtigen Moment am richtigen Ort im richtigen Nutzungskontext verfügbar sind. Ein EHR kann formal vollständig dokumentieren lassen und praktisch trotzdem Informationsverluste produzieren.

Integration entscheidet, ob Dokumentation Arbeit unterstützt oder neue Arbeit erzeugt

Die Studie verweist auf Integrationslücken als wichtigen Treiber von Workarounds. Genau hier zeigt sich, warum Pflegeinformatik mehr ist als Digitalisierung von Formularen. Sobald Informationen über verschiedene Systeme, Geräte oder Module verteilt sind, verschiebt sich Arbeit von der Versorgung in die Koordination. Pflegende werden dann zu menschlichen Schnittstellen zwischen technischen Teilsystemen.

Das betrifft etwa die Übertragung von Daten aus Medizintechnik, das Zusammenspiel von EHR, Kurvensystem, Kommunikationslösung, Bettenmanagement, Wunddokumentation oder Materiallogistik. Wo Integration fehlt, entstehen Medienbrüche. Und wo Medienbrüche entstehen, entstehen fast zwangsläufig Workarounds.

Diese Workarounds können kurzfristig hochwirksam sein. Sie halten den Betrieb am Laufen. Langfristig verdecken sie jedoch oft das eigentliche Problem. Denn Organisationen gewöhnen sich daran, dass engagierte Teams die Lücken schon schließen werden. Damit wird Improvisation zum unsichtbaren Betriebsmodell digitaler Versorgung.

Das ist gefährlich, weil die Zusatzarbeit in keinem Projektplan und in keiner Nutzenrechnung auftaucht. Die Software gilt als eingeführt, der Prozess als definiert, das Ticket als gelöst – während auf Station parallel ein Schattenprozess lebt, der Zeit bindet, Fehleranfälligkeit erhöht und Wissen an einzelne Personen koppelt.

Was das für die Pflegepraxis bedeutet

Für Pflegefachpersonen ist die Erkenntnis entlastend und anspruchsvoll zugleich. Entlastend, weil sie deutlich macht, dass Abweichungen vom Soll-Prozess oft rationale Antworten auf schlecht gestaltete digitale Arbeitsbedingungen sind. Anspruchsvoll, weil daraus die Erwartung folgt, solche Brüche systematisch sichtbar zu machen statt sie still zu kompensieren.

Das erfordert eine andere Fehler- und Lernkultur. Nicht die Frage „Warum halten sich Mitarbeitende nicht an den Prozess?“ sollte am Anfang stehen, sondern: Welches Versorgungsproblem löst der Workaround, das der definierte Prozess nicht löst? Erst wenn diese Frage ernsthaft gestellt wird, wird aus einer Compliance-Debatte eine Design-Debatte.

Gerade in der stationären Pflege ist das entscheidend. Pflegearbeit ist geprägt von Priorisierung unter Unsicherheit, häufigen Unterbrechungen und dem Bedarf, Informationen schnell handlungsfähig zu machen. Ein digitaler Prozess, der nur unter idealen Bedingungen funktioniert, ist in der Praxis kein stabiler Prozess. Wenn Pflegende ihn umgehen, sagen sie damit oft sehr präzise, wo das System die Realität verfehlt.

Aus Datenabweichungen werden Designinformationen

Pflegeinformatisch interessant wird das Thema dort, wo Workarounds nicht nur beobachtet, sondern als auswertbare Informationsquelle verstanden werden. Jede wiederkehrende Umgehung eines EHR-Prozesses enthält Hinweise auf fehlende Passung: zu viele Klicks, falsche Reihenfolge, unlogische Masken, doppelte Dateneingaben, unklare Verantwortlichkeiten, mangelnde Interoperabilität oder fehlende Mobilität am Point of Care.

Damit werden Workarounds zu einer Art Prozessdiagnostik. Allerdings nur, wenn Organisationen bereit sind, diese Daten auch wirklich zu erheben. Das kann über qualitative Beobachtungen, Interviews, Nutzungsanalysen, Ticketmuster, Freitextauswertungen, Time-and-Motion-Ansätze oder strukturierte Rückmeldeschleifen mit Pflegefachpersonen erfolgen. Entscheidend ist, dass nicht allein auf das geschaut wird, was im System protokolliert wird, sondern auch auf das, was außerhalb des Systems geschehen muss, damit Versorgung gelingt.

Hier lohnt auch der Blick auf DNOA, also Digital Nursing Outcome Assessment. Wenn digitale Lösungen Entlastung versprechen, dann muss ihr Effekt auf Pflegezeit, Unterbrechungen, Suchaufwand, Dokumentationslogik und Versorgungsqualität messbar werden. Ein sinkender Workaround-Bedarf kann dabei ein wichtiger Indikator sein – allerdings nicht isoliert. Denn weniger sichtbare Workarounds bedeuten nicht automatisch bessere Prozesse; sie können auch bedeuten, dass Teams sich mit dysfunktionalen Abläufen arrangiert haben. Relevanter ist deshalb die Kombination aus Nutzungsdaten, Prozesszeiten, subjektiver Belastung und Qualitätsindikatoren.

Standardisierung hilft nur, wenn sie fachlich anschlussfähig ist

Ein häufiger Reflex auf Workarounds lautet: stärker standardisieren, klarer schulen, konsequenter kontrollieren. Das kann punktuell sinnvoll sein, greift aber zu kurz, wenn die Ursache im Design liegt. Standardisierung ist in der Pflegeinformatik kein Selbstzweck. Sie ist nur dann hilfreich, wenn sie die fachliche Arbeit unterstützt, Mehrdeutigkeiten reduziert und Informationsflüsse verlässlicher macht.

Gerade bei Dokumentationsorten zeigt sich, dass Standardisierung ohne semantische und prozessuale Klarheit neue Probleme schaffen kann. Wenn identische oder ähnliche Informationen an mehreren Stellen dokumentierbar sind, entsteht Redundanz. Wenn sie nur an einer Stelle dokumentierbar sind, aber dort im Arbeitsprozess schlecht erreichbar oder schlecht auffindbar sind, entsteht Vermeidungsverhalten. Gute Informationssysteme lösen dieses Spannungsfeld nicht durch Verbote, sondern durch eine Informationsarchitektur, die pflegerische Nutzungspfade ernst nimmt.

Dazu gehört auch strukturierte Dokumentation mit Augenmaß. Strukturierte Daten sind für Auswertung, Interoperabilität und KI-Anwendungen unverzichtbar. Doch sie erzeugen nur dann Mehrwert, wenn sie ohne unnötige Zusatzlast in den Prozess eingebettet sind. Sonst wird aus Datenqualitätspflege ein weiterer Belastungstreiber. Die Frage ist also nicht: mehr Struktur oder mehr Freitext? Sondern: Welche Struktur hilft der Versorgung tatsächlich – und an welcher Stelle?

Auch Hersteller und IT müssen Workarounds ernster nehmen

Die Verantwortung liegt nicht allein bei den Teams auf Station. Hersteller und Krankenhaus-IT sollten Workarounds als ernsthaftes Feedback auf Produkt- und Integrationsentscheidungen behandeln. Wer EHR-Systeme entwickelt oder konfiguriert, muss verstehen, dass Abweichungen oft keine Randfälle, sondern Hinweise auf Kernprobleme sind.

Das betrifft insbesondere drei Felder:

• Workflow-Design: Passt die Reihenfolge digitaler Schritte zur realen pflegerischen Arbeit?
• Interoperabilität: Fließen Informationen zwischen Modulen, Geräten und Berufsgruppen ohne manuelle Umwege?
• Informationsklarheit: Ist für Nutzerinnen und Nutzer eindeutig, wo welche Information hingehört und wo sie wiedergefunden wird?

Vor allem das letzte Feld wird unterschätzt. Unklarheit über den „richtigen“ Dokumentationsort ist keine Kleinigkeit, sondern ein Symptom fehlender konzeptioneller Konsistenz. Für Pflegekräfte bedeutet das Such- und Abstimmungsarbeit, für Organisationen ein Risiko inkonsistenter Informationslagen.

Die unbequeme Wahrheit: Nicht jeder Workaround sollte verschwinden

So wichtig die kritische Analyse ist, so wichtig ist auch Differenzierung. Nicht jeder Workaround ist automatisch schädlich, und nicht jede Prozessabweichung muss restlos eliminiert werden. In komplexen Versorgungssituationen brauchen Fachpersonen Spielräume. Ein zu rigides digitales Prozessmodell kann ebenfalls unsafe sein, wenn es notwendige Situationsanpassung verhindert.

Die pflegeinformatische Kunst besteht daher nicht darin, jede Abweichung zu verbieten, sondern zwischen sicherheitskritischen, ineffizienten, situativ sinnvollen und innovativ-problemlösenden Workarounds zu unterscheiden. Manche Umgehung signalisiert ein akutes Designdefizit. Andere zeigt, dass ein Team kreative Wege gefunden hat, Information handlungsfähig zu machen. Beides muss analysiert werden – aber nicht mit derselben Maßnahme beantwortet.

Genau deshalb braucht es Pflegefachpersonen als Mitgestalter digitaler Systeme und nicht bloß als Endnutzer. Sie kennen die Punkte, an denen Informationslogik und Versorgungsrealität auseinanderlaufen. Ihre Beobachtungen sind kein Störgeräusch im Implementierungsprozess, sondern oft die präziseste Form von Anforderungsanalyse.

Was jetzt folgen sollte

Wer das Thema ernst nimmt, sollte Workarounds organisatorisch enttabuisieren. Nicht im Sinn eines laissez-fairen „Macht einfach, was funktioniert“, sondern im Sinn einer strukturierten Lernschleife. Pflegemanagement, Pflegeinformatik, IT und Hersteller brauchen Formate, in denen Abweichungen systematisch besprochen, klassifiziert und priorisiert werden. Dort, wo sich Muster wiederholen, gehört nicht zuerst die Erinnerung an die SOP, sondern die Prüfung von Prozess, Konfiguration, Integration und Informationsarchitektur auf den Tisch.

Die aktuelle Evidenz macht deutlich: Workarounds sind kein lästiges Nebenprodukt der Digitalisierung, sondern ein Frühwarnsystem für ihre Fehlpassungen. Wer sie nur unterbindet, bekämpft Symptome. Wer sie versteht, bekommt ein präzises Instrument, um digitale Pflegeprozesse wirklich besser zu machen.

Und vielleicht ist genau das die wichtigste Botschaft für die nächsten Jahre: Die Qualität digitaler Versorgung entscheidet sich nicht daran, ob Systeme eingeführt sind, sondern daran, ob Pflegefachpersonen mit ihnen ohne Umwege sicher, effizient und fachlich stimmig arbeiten können.

Diskussionsfrage an die Community: Welche Workarounds erleben Sie in Ihrer Einrichtung am häufigsten – und woran erkennt man bei Ihnen, ob dahinter individuelles Verhalten oder ein echtes Designproblem steckt?

Dieser Text wurde mit Unterstützung von KI erstellt.